Status på cirka 20 års Getting Things Done
Jeg kan ikke præcis huske, hvornår jeg kastede mig ind i Getting Things Done første gang og med det blev bidt af personlig produktivitet. Jeg tror det var året, hvor jeg færdiggjorde min Master i Organisationspsykologi. Det er 20 år siden. Det fik mig til at tænke, at måske er det på tide at lave et review af mit produktivitetssystem.
Et godt fundament af rutiner men overblikket glipper
Helt overordnet vil jeg give mine produktivitetsrutiner følgende skudsmål: Jeg har effektive værktøjer og processer, men prioriteringerne har det med at skride.
Min oplevelse er, at jeg får planlagt flere aktiviteter end jeg kan overkomme. Jeg er tidsoptimist og tilmed opgavemagnet, så der kommer nye opgaver til.
Et fundament af Getting Things Done
Jeg benytter kernen af Getting Things Done systemet. Alt er delt op i projekter og next actions. Nye todos bliver smidt ind på en inbox. Jeg prøver at holde mine forskellige inboxe tomme – selv om jeg ikke kommer i bund hver dag.
Jeg kører en weekly review, som jeg har delt op i en arbejdsfokuseret og en fritidsfokuseret. Den fritidsfokuserede kom til for at have ordentligt fokus på denne del, som ellers tit blev lidt klemt og glemt i arbejde.
Alle disse systemer kører mere eller mindre automatisk. Det er rutiner som er indlejret ind i min hjerne. At tage ansvar for en opgave uden at skrive en todo ned? Utænkeligt!
Hvordan lægger jeg og fastholder mit proaktive fokus?
Min udfordring knytter sig til de løbende taktiske beslutninger om, hvad jeg skal bruge mit fokus på. For eksempel når en kollega stikker hovedet ind og spørger, “Jens har du tid til…?”
De beslutninger kræver overblik over helheden, så man kan tage smarte beslutninger og bruge energien på det rigtige og ikke lade sig distrahere. De beslutninger er fundamentet, der bestemmer om min hverdag er afslappet, travl eller direkte hektisk.
Og her halter den.
For godt nok laver jeg weekly review, hvor jeg sætter mit ugentlige fokus, og forsøger at blokere tid til at arbejde på de vigtige opgaver. Men den plan overlever sjældent mødet med virkeligheden.
Jeg er for beredvillig og optimistisk
I organisationsudvikling har man et udtryk: “Kultur æder strategi til morgenmad.” Udtrykket betyder, at dine strategiske muligheder er begrænset af den organisatoriske kultur.
I forhold til personlig produktivitet kunne man omskrive til “Dine værdier og vaner æder dine planer til frokost.” Du kan altså ikke vil blive rigtig produktiv, hvis dine planer ikke passer til dine vaner og værdier. Og det er netop det, som sker for mig: Mine værdier og vaner torpederer mine nøje lagte planer.
Jeg er:
- Optimist – så jeg overvurderer tit min egen fremdrift
- Fleksibel – så andres prioriteter kommer tit foran i køen
- Nysgerrig – så let at aflede
Så hvordan kan jeg tilpasse mine rutiner, så jeg tager højde for, at jeg er optimistisk og for villig til at droppe egne prioriteter for andres?
Forstå problemet før der findes en løsning
Problemet er et klassisk inden for planlægning: Hvordan estimerer man sikkert og planlægger, hvad der kan nås? Og hvordan replanlægger man, hvis der opstår afvigelser.
Getting things done tilbyder ikke hjælp her. GTD overkommer prioriteringsproblemet ved at lade som om det ikke eksisterer. Effektiv eksekvering gør prioritering irrelevant ifølge bogen. I mit tilfælde har det vist sig ikke at hjælpe.
I en konsulentbiks som min, har jeg svært ved at komme uden om estimater og planer. Jeg skal kunne belægge min tid med kundeopgaver og give svar på, om jeg kan nå noget til den ene eller anden dag.
Mine tre vigtigste problemer er
- En mere realistisk planlægning, der minimerer tidsoptimisme
- Mere slack i min planlægning. Jeg ved ikke, hvad der vil forstyrre mig, men der vil helt sikkert komme et eller andet.
- Undgå at skulle bruge meget tid på planlægning og replanlægning. De systemer jeg har kørt hidtil har været tunge at vedligeholde. Så misser man at få planlagt og replanlagt… og så skrider det hele.
Kravsspec til det ideelle system
Det ideelle system lader mig altså let og enkelt træffe beslutninger om, hvad jeg vil bruge min tid til. Det kan være at de er hårde beslutninger at skulle træffe, men de vil være enkle. Og når beslutningen er truffet vil det være klokkeklart, hvad der er prioriteret og hvad der ikke er prioriteret.
Systemet vil udfordre tidsoptimisten i mig og det vil have indbygget slack. Det vil gøre det umuligt for mig at jonglere rundt med overfyldte todolister.
Eksperiment 1: Planlæg i hele dage
Mit første eksperiment vil gå ud på, at jeg kun kan sætte tid af tid projektarbejde på et projekt om dagen. Så har jeg ikke mulighed for lægge afleveringer til tre deadlines på en dag, og tidsoptimisten vil blive stækket. Hvis jeg sidder med følelsen af, at det nok kan knibe med at nå en opgave på en dag, så må jeg sætte to dage af.
Hvis jeg så er færdig hurtigt i løbet af dagen, og jeg ikke kan komme videre, så er det jo nemt at kigge i i todo-listen efter andre opgaver som er vigtige og tage hul på at få løst nogle af dem.
På den måde skal jeg nok få brugt tiden fornuftigt. Jeg får noget slack i mit system, som gør at jeg løbende kan kigge på andre ting og løse opgaver uden stor forsinkelser.
Jeg vil eksperimentere med at indføre følgende rutiner
- Estimering i dage. Når jeg afleverer estimater planlægger jeg i hele dage frem for timer. Det er ikke mere effektivt at arbejde i hele dage og nemmere for kunden at forholde sig til.
- Ugerutine hvor jeg planlægger ud i fremtiden og kigger på opgaver. Hvis der er en opgave, så planlægger jeg en hel dag dertil. Hvis jeg tror det kniber med at lave det på
- Morgenrutine hvor jeg planlægger todos for denne ene kundes opgaver og tænker over, hvordan jeg vil nå så meget som muligt i løbet af en dag.
- Dagsrutine, hvor jeg forsøger at skubbe forstyrrelser til sidst på dagen.
- Daglig evalueringsrutine. Hvordan gik dagen og hvad skal jeg forberede for at sikre at jeg er klar til at gå i deep dive med en opgave også i morgen.
Når jeg har kørt test i en måned vil jeg gøre status og se, hvordan det er gået.
Ønsk mig held og lykke!