Inbox Zero: Håndtering af reference mails med Gmail og Alfred

Categories Produktivitet

Jeg stræber efter at få bund i min mail – helst hver dag. Men der er en slags mails, som jeg altid har problemer med. Det man i GTD kalder for “reference materials” Den slags emails med en vedhæftet PDF, eller et regneark, eller bare informationer, som man skal bruge en specifik dag. De er bøvlede for mig at gemme og finde frem igen. Jeg har prøvet systemer som, at sende dem videre til evernote, gemme som PDFer, men det tager bare alt for lang tid.

Nu synes jeg, at jeg har fundet et streamlinet system til håndtering af reference mails. Jeg benytter Gmail Inbox og en launcher på min mac som hedder Alfred. Men alle former for hostet mail og launchere kan garanteret bruges.

Et godt flow for at håndtere reference materiale skal leve op til to kriterier:

  • Det skal være hurtigt at arkivere reference-materialer med en konsistent metodik og komme videre
  • Det skal være let og hurtigt, at genfinde reference materialer, når de skal bruges

Her er hvordan jeg gør det:

  1. Jeg arkiverer alt reference-materiale under et tag i Gmail: @reference.
  2. Jeg fremsøger reference materialer med et særligt søgeworkflow i Alfred, der tillader mig at søge direkte fra min Mac ned i reference mappen

Resultatet er slående. Når jeg får noget reference-materiale, for eksempel en flybooking, som jeg skal bruge senere, så tilknytter jeg blot mit reference-tag til emailen (punktum, pil-nedx2, enter) og arkiverer (Y), så er den væk indtil videre.

Når jeg så skal bruge mit reference materiale igen, så invoker jeg min launcher, taster ref-enter, og taster noget som jeg forventer at kunne finde mailen på (feks: SAS). Nu søger mit søgefilter efter emails som er tagget @reference og som matcher søgningen SAS. Og så er den der! Ikke noget med at skulle finde den mellem 400 eurobonus email og andet juks som tilfældigvis indeholder ordet SAS.

Mit reference-email workflow som Video

Hvordan jeg laver min query i Alfred

et alfred workflow

Alfred er en launcher som kan udvides med workflows. Den er smart fordi den kan udvides til at lave alle mulige tidsbesparende funktioner. Jeg har mange af mine standard dokumenter tilgængelige på at starte alfred, knaste et par taster og trykker enter. Så er jeg hvor jeg vil være.

Mine query udnytter sådan set bare Gmails standard søge-streng, hvor jeg lader Alfred skifte den del jeg vil søge på ud on the fly.

Søge-strengen ser sådan her ud:

https://inbox.google.com/u/0/search/label%3A%40reference%20{query}?pli=1

I Alfreds workflow værktøj sætter jeg et workflow op bestående af:

  • Keyword: En input-type der leder efter keywordet “ref” og spørger efter en søgeterm
  • Open URL: Bruger søge-urlen fra Inbox og lægger søgetermen ind i stedet for {query} og åbner URLen i Chrome

 

Alternative løsninger til at bruge Alfred

Hvis du bruger andre komponenter, end dem jeg har, så er der sikkert andre måder at opnå samme resultat:

  • Textexpander-snippet til at launche query
  • Quicksilver

2 Comments

  • Morten P Røvik
    23. juli 2017

    Hei Jens,
    Takk for ditt gode tips her. Jeg fikk noen gode ideer til bruk av Alfred til min egen GTD praksis som jeg skal eksperimentere med 🙂

    • Jens Poder
      23. juli 2017

      Fedt at høre. Tak fordi du kiggede med 🙂

Skriv et svar